Em qualquer área, o cumprimento de prazos é essencial para bons resultados produtivos, além de atestar que as metodologias implementadas e o planejamento realizado foram eficientes. Entregar projetos nos prazos definidos permite que exploração econômica do objeto final aconteça o mais rápido possível, satisfazendo interesse de todas as partes como investidores e acionistas, que se sentirão ainda mais propensos a realizar novas empreitadas.
No caso da construção civil, os prazos vão depender de uma infinidade de fatores, que se iniciam desde as particularidades concebidas para cada projeto, o planejamento desenvolvido, e detalhes previstos nas estruturas e materiais utilizados, tipos de instalações, dimensões do canteiro de obras, procedimentos operacionais, de segurança e muitos outros.
Cada pequeno fator tem um impacto operacional e influenciará de alguma forma o cronograma da obra. Mesmo com motivos díspares em cada projeto, o Brasil viveu alguns problemas com atrasos nas entregas de estruturas desenvolvidas para a Copa do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos de 2016.
Estudar os processos é primordial para entender cada problema e como evitar em empreendimentos futuros. Agora, aproveitaremos para analisar melhor como é definido o cronograma de um projeto e como o planejamento é essencial para que concepção, estudos e análises, planejamento e execução aconteçam nos devidos prazos, evitando custos e retrabalhos.
Nenhum atraso ocorre antes que haja um projeto para ser executado. Então vamos falar um pouco sobre os projetos da construção.
Antes de tudo – o projeto de engenharia
Um projeto de engenharia será o guia principal de qualquer obra, de qualquer empreendimento.
O projeto detalha cada minúcia do empreendimento, desde aspectos puramente estruturais, até as modificações que impactaram nas necessidades do uso final do ambiente, como as condições de habitação, acesso, conforto ou propostas estéticas.
Cada direcionamento previsto no projeto tem um impacto nas operações, exigindo diferentes soluções na execução, que podem tornar a obra mais ágil ou extensa.
Contudo, o conhecimento profundo dos procedimentos realizados permite que o projeto tenha previsões mais precisas em relação ao prazo da obra. É na fase do projeto que as soluções são estudadas e podem definir estruturas e processos mais eficientes que podem gerar economias durante a execução e para os clientes e usuários após a entrega.
O desenvolvimento do projeto é essencial não somente na concepção técnica do empreendimento e a operação de obras, mas será base da gestão durante toda a execução. A partir dele desenvolve-se os diferenciais do projeto e é possível prever adversidades e antecipar medidas para soluções, agilizar decisões e promover estratégias de gestão pontuais e efetivas.
Planejamento – a importância do controle para o prazo
O planejamento da obra irá acompanhar cada fase de execução do projeto, incluindo das previsões de finalização e os custos. Essa etapa também é responsável pelas decisões acerca e qualidade, segurança e meio ambiente inerentes à obra.
Uma das principais vertentes no âmbito do planejamento, a gestão do tempo tem importância ímpar dentro do projeto. Exige índices altos de precisão, com margens de erros cada vez menores para as estimativas de execução que foram definidas.
Além dos objetivos finais de longo prazo, o planejamento também inclui estudos de médio e curto prazo, acompanhando as metas e a produtividade de cada equipe em diferentes fases em uma base diária.
É primordial que as empresas busquem melhores processos continuamente para agilizar suas operações. O planejamento deve atuar alinhado com essa prerrogativa, acompanhando o andamento de cada fase e definindo prazos ambiciosos, mas realistas. Tudo para garantir um resultado de qualidade e desempenhar ações corretivas.
Os atrasos podem prejudicar as construções em diferentes frentes, já que geram custos e ainda retardam a entrega do empreendimento, o que retarda o início das atividades econômicas fins que gerariam a renda para o contratante do projeto.
Algumas diferenças semânticas e conceituais também dificultam o entendimento das previsões dentro do planejamento, já que podemos ter prazos previstos, estimados e planejados.
O mercado atual conta com diversos conceitos e metodologias de gestão que podem ser implantados por etapas, com ferramentas que quantificam e auxiliam o processo de análise e permitem identificar problemas e apontar soluções.
Conheça algumas dessas metodologias
Ciclo PDCA: O ciclo PDCA é um método de gestão muito tradicional dentro da administração. Ele é baseado em quatro tarefas básicas que envolve as ações de Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Atuar (act).
O ciclo inicia no planejamento, com estabelecimento de diretrizes e objetivos, passando para a execução, análise e por fim as medidas corretivas. Um dos grandes méritos da metodologia é permitir a análise contínua de qualidade dos processos ser relativamente de simples implantação.
Linha de Balanço: Conhecida também como LOB (do inglês Line of Balance), é uma técnica na qual são especificadas informações sobre início e fim das atividades e o prazo máximo necessário para a execução do empreendimento.
O método é um dos mais utilizados em projetos lineares da construção civil. Ele parte da premissa que tarefas são repetidas inúmeras vezes durante um projeto. Assim, a LOB analisa o tempo em cada vez que a atividade é repetida, gerando gráficos de espaço x tempo que correspondem diferentes áreas da obra.
A LOB entrega aos gestores uma ótima simplificada de execução de cada atividade para apontar potenciais de melhorias da produtividade no canteiro.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP): A EAP é um recurso que visa dividir o projeto em partes menores. Isso simplifica a gestão de cada uma delas e torna a assimilação mais fácil para as equipes envolvidas.
A estrutura é organizada a partir das principais entregas do projeto e as subsequentes divisões delas em tarefas e subprodutos finais. O objetivo é simplificar demandas a ponto de serem assimiladas por uma pessoa.
A metodologia fornece uma melhor organização do trabalho, das alocações dos recursos, previsões e identificação de riscos, permitindo estimativas de prazo mais precisas para o projeto como um todo.
Last Planner: O sistema Last Planner divide o planejamento em longo, médio e curto prazo. No longo, é definido o sequenciamento, duração e ritmo das etapas de maior porte de uma obra.
No médio prazo estão basicamente as funções de controle, com definição e análise de fluxos de trabalho, identificação e correção de restrições. Isso busca evitar as quedas de produtividade, implementando medidas corretivas que podem atrapalhar as obras progressivamente.
No planejamento de curto prazo, o sistema atua atribuindo séries de tarefas às esquipes, após análise do que é viável e do que deve ser realizado baseado em recursos e nos pré-requisitos.
O nome do sistema faz alusão a quem em última instância, define e distribui as tarefas.
Método do Caminho Crítico: O método consiste de técnicas de planejamento com base em três premissas principais: prazo, custo e qualidade. Ele é geralmente aplicado em produções únicas e não repetitivas.
Os projetos são representados por conjuntos de atividades independentes, ligadas entre si. O método define a duração de cada atividade para prever o prazo total do projeto. O mesmo pode ser dito a respeito dos custos.
O modelo cria uma sequência de atividades entre início e fim do projeto. Caso um elo tenha atraso ou necessite de maior duração, é considerado o caminho crítico.
Veja o modelo:
Lean Thinking: A metodologia Lean ficou conhecida mundialmente pelos trabalhos de modernização dos processos produtivos na Toyota.
O Lean é composto por cinco princípios básicos que devem ser considerados em uma pré-determinada: Valor (definição de valor pelo cliente), Fluxo de Valor (identificação do valor e redefinição de processos), Fluxo Contínuo (definição de fluxo para os processos permanecentes), Produção Puxada (atuação sob demanda) e Perfeição (também chamado de Kaizen, melhoria contínua dos processos estabelecidos).
Para a produção enxuta (lean em inglês) ser aplicada na construção, deve haver um grande entendimento de seus fluxos e que seja estabelecida a interação entre as empresas envolvidas no projeto.
O trabalho do professor Flávio Augusto Picchi propõe novos fluxos para a adequação da metodologia à construção, como Fluxos de Negócio, de Projeto, de Obra, de Suprimentos, de Uso e Manutenção.
Desenvolvendo o cronograma
O fruto do trabalho do planejamento em relação ao prazo da obra é o cronograma do projeto. Este é um dos elementos mais cruciais entre as diretrizes do projeto e deve ser elaborado após um estudo minucioso de cada fase e todas as suas implicações.
O desenvolvimento do cronograma deve ser pautado por previsões fundamentadas em estudos e análises realizadas pelo planejamento. Esse ponto é muito crítico, já que muitas obras têm seus prazos comprometidos devido a questões contratuais, por exemplo, que acabam interferindo nas definições técnicas realizadas.
Como já dito, no cronograma, o planejamento deve realizar uma meta possível, realista. Pouco adianta apresentar um prazo muito ambicioso que na prática não é realizável. Isso pode gerar atrasos que podem comprometer a imagem da empresa e interferir na realização de novos negócios.
Separamos algumas dicas para criar um cronograma viável e mais preciso:
- Estude e destrinche detalhadamente todo o escopo do projeto antes de estimar prazos;
- Não confundir prazo planejado com prazo desejado, principalmente se o cliente demanda um prazo inviável;
- Pesquisa o histórico de projetos similares para ter como base o tempo de execução, métodos usados e adversidades ocorridas;
- O cronograma deve ter respaldo de todas as lideranças técnicas do projeto para atestar sua viabilidade;
- Manter uma via de comunicação aberta com o cliente, tanto no planejamento, como na execução;
- Realizar uma extensa pesquisa de todos elementos referentes à execução da obra, como cultura do cliente, normas de segurança, acordos sindicais regionais, calendários festivos, legislações regionais, entre outros;
- Realizar planejamento de riscos;
- Monitorar a execução do projeto para realizar ajustes no cronograma quando preciso.
Controle e acompanhamento
Uma obra está sujeita a interferências externas ou intempéries internas que comprometam as operações e impactem o cronograma. É função dos gestores atuarem neste acompanhamento durante cada etapa, desde a análise do que já foi finalizado e os ajustes para as etapas seguintes.
O controle permitirá corrigir erros, reverter tendências negativas identificadas em relação ao planejamento e potencializar o ritmo das atividades do canteiro de obras.
O acompanhamento permitirá garantir que os recursos, destinados para certa atividade serão de fato utilizados para os fins planejados. Isso pode incluir desde equipamentos a recursos humanos, como, por exemplo, um especialista em certo procedimento ser substituído por não estar disponível por um motivo qualquer.
Imprevistos fora do controle dos gestores sempre podem acontecer, como greves, atrasos de fornecedores ou condições climáticas. Os profissionais responsáveis devem ter jogo de cintura para contornar essas conjunturas e realizar os ajustes necessários.
Não somente uma atividade de gestão, o controle necessita de domínio técnico. Trabalhos executados com informação ou orientação inadequada poderão prejudicar o andamento do projeto.